Um die Prozesse eines KMU ohne großen Aufwand zu automatisieren, bilden Sie zunächst einen einzigen wiederkehrenden Prozess ab, streichen überflüssige Schritte und automatisieren dann nur die Aufgaben, die kein menschliches Urteil erfordern und einen messbaren Nutzen bringen. Gehen Sie in kleinen Iterationen vor und verbinden Sie die bereits vorhandenen Tools, statt die gesamte IT-Landschaft zu ersetzen.
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Die richtigen Kandidaten für die Automatisierung finden
Nicht jeder Prozess ist es wert, automatisiert zu werden. Die besten Kandidaten haben einige Merkmale gemeinsam: Sie wiederholen sich häufig, folgen stabilen Regeln und bestehen vor allem darin, Informationen von einem Tool in ein anderes abzuschreiben oder zu übertragen. Eine seltene Aufgabe, die jedes Mal anders abläuft oder Ermessen erfordert, profitiert dagegen selten von einer Automatisierung.
Fragen Sie Ihre Teams: Wo erfassen Sie dieselbe Information mehrfach? Vor welcher Aufgabe graut Ihnen am Monatsende? Welcher Fehler tritt immer wieder auf? Die Antworten zeigen die vorrangigen Baustellen oft besser als ein theoretisches Audit.
Schätzen Sie anschließend grob den Nutzen jedes Kandidaten, indem Sie den Zeitaufwand mit der Häufigkeit multiplizieren, und stellen Sie ihn dem Umsetzungsaufwand gegenüber. Diese einfache Rechnung genügt, um eine Liste von Vorhaben zu priorisieren und jene auszusortieren, deren Nutzen marginal bliebe.
- Häufige, wiederkehrende Aufgabe
- Klare Regeln und wenige Ausnahmen
- Doppelte Dateneingabe in zwei Tools
- Übertragungsfehler, die Zeit kosten
- Messbarer Gewinn an Zeit oder Qualität
Erst abbilden, dann automatisieren
Einen unklaren Prozess zu automatisieren heißt, Unordnung schneller zu produzieren. Skizzieren Sie den Prozess zunächst so, wie er tatsächlich abläuft: Wer ist beteiligt, in welchem Tool, mit welchen Informationen, zu welchem Zeitpunkt? Ein Blatt Papier, ein Whiteboard oder ein einfaches Schema reichen aus.
Diese Prozessabbildung deckt fast immer Schritte auf, die vor jeder Automatisierung wegfallen können: eine Freigabe, die niemand liest, ein Export aus reiner Gewohnheit, eine überflüssig gewordene Zwischendatei. Wer zuerst vereinfacht, verkleinert den zu automatisierenden Umfang und damit das Risiko.
Klein anfangen: ein erster Workflow in wenigen Wochen
Wählen Sie einen Prozess mit begrenztem Umfang und sichtbarem Nutzen, etwa die automatische Erstellung einer Rechnung, sobald im CRM ein Auftrag gewonnen wurde, oder einen Freigabeprozess für Ausgaben. Messen Sie die Ausgangslage: Zeitaufwand, Fehlerzahl, Bearbeitungsdauer.
Setzen Sie die Automatisierung dann nur für diesen einen Ablauf um, testen Sie sie mit den betroffenen Personen und vergleichen Sie die Messwerte nach einigen Wochen. Dieses erste Ergebnis dient als Nachweis und als Vorlage für die weiteren Vorhaben.
Vermeiden Sie es, zu Beginn mehrere Vorhaben parallel zu starten. Jede Automatisierung verändert die Gewohnheiten von jemandem, und Teams verkraften eine Veränderung nach der anderen besser. Ist der erste Ablauf stabil, können Sie außerdem den tatsächlichen Zeitbedarf für die nächsten besser einschätzen, was die Roadmap glaubwürdiger macht.
Vorhandene Tools verbinden, statt alles zu ersetzen
Die meisten KMU verfügen bereits über ein CRM, ein Rechnungsprogramm, ein E-Mail-System und Tabellenkalkulationen. Viele dieser Programme bieten APIs, also Schnittstellen, über die sie automatisch Daten austauschen können. Werden sie miteinander verbunden, entfallen doppelte Eingaben, ohne dass die Teams ihr Tool wechseln müssen.
Diesen Ansatz verfolgt das Angebot Vernetzte Unternehmenssoftware von Dyonysos: ein Prozessaudit, gefolgt von API-Konnektoren, Automatisierungen und Geschäftsworkflows, die auf die Schritte mit messbarem Nutzen beschränkt sind – etwa die Synchronisierung von CRM und Rechnungsstellung oder ein automatisiertes Reporting.
Die Kontrolle behalten: Dokumentation, Verantwortliche und Ausnahmen
Eine Automatisierung ohne Verantwortlichen wird zur Blackbox. Benennen Sie für jeden Ablauf eine Person, die weiß, was er tut, wo man ihn überprüft und was im Fehlerfall zu tun ist. Dokumentieren Sie in wenigen Zeilen den Auslöser, die übertragenen Daten und das erwartete Ergebnis.
Planen Sie auch den Umgang mit Ausnahmen ein: Ein fehlender Wert oder ein unerwartetes Format muss eine verständliche Warnung erzeugen, keinen stillen Stillstand. Begleiten Sie schließlich die Teams: Zu erklären, was sich ändert und warum, entscheidet weit mehr über die Akzeptanz als die Technik.
- Ein benannter Verantwortlicher pro Automatisierung
- Ein kurzes Datenblatt: Auslöser, Daten, Ergebnis
- Eine Warnung bei Fehlern oder fehlenden Daten
- Eine regelmäßige Überprüfung, welche Abläufe noch gebraucht werden
Häufige Fragen
Antworten auf die Fragen, die uns zu diesem Thema am häufigsten gestellt werden.
Für den Einstieg nicht unbedingt: Gute Fachkenntnis ist wichtiger, um den Prozess zu beschreiben. Es braucht jedoch jemanden, der die Abläufe im Alltag verfolgt und Auffälligkeiten meldet. Für die Verbindungen zwischen Programmen kann externe Unterstützung die vorhandenen Kompetenzen ergänzen.
Solche, die sich häufig ändern, viele Ausnahmen enthalten oder eine heikle Entscheidung beinhalten, etwa eine kaufmännische Abwägung oder eine sensible Kundenbeziehung. Stabilisieren Sie diese zuerst und automatisieren Sie dann nur die vorbereitenden oder übermittelnden Schritte.
Ja, sobald personenbezogene Daten zwischen Tools übertragen werden. Wenden Sie den Grundsatz der Datenminimierung an: Übermitteln Sie nur die für den Ablauf notwendigen Informationen, beschränken Sie die Zugriffe und dokumentieren Sie die eingerichteten Datenflüsse.