¿Cuándo recurrir a un consultor en gestión de proyectos?

Las señales que justifican una mirada externa

Las dificultades de gestión rara vez se instalan de la noche a la mañana. Se manifiestan mediante síntomas que el equipo acaba considerando normales por falta de perspectiva. Cuando se dan varias de estas señales a la vez, una opinión externa puede desbloquear la situación.

• Los hitos se retrasan en cada comité sin una explicación compartida
• Nadie se fía de la planificación, que ya no se actualiza
• Los comités de dirección informan, pero ya no deciden
• Varios proyectos se disputan los mismos recursos sin que nadie arbitre
• Cada jefe de proyecto elabora sus propios informes, imposibles de comparar con los demás
• Un jefe de proyecto se encuentra solo ante un proyecto de una envergadura sin precedentes

Cinco situaciones típicas de una misión de consultoría

La revisión de proyecto consiste en examinar un proyecto en curso, sus entregables, su planificación y su gobernanza, para establecer un diagnóstico y formular recomendaciones. La reconducción va más allá: el consultor ayuda a replanificar, a renegociar el alcance y a restablecer una gestión creíble ante quienes encargaron el proyecto.

La creación o la reorganización de una PMO tiene como objetivo dotar a la organización de una visión consolidada de su cartera: reglas de priorización, indicadores comunes, rituales de gobernanza. La definición de un marco metodológico, inspirado por ejemplo en PM² o en las buenas prácticas PMP, proporciona a los equipos plantillas y un vocabulario compartidos. Por último, el acompañamiento individual de un jefe de proyecto le ayuda a tomar decisiones en su propio proyecto, al tiempo que desarrolla sus competencias.

Consultor, formación o contratación: elegir la respuesta adecuada

No todas las dificultades requieren consultoría. Si el equipo conoce la metodología pero no domina su herramienta de planificación, será más adecuada una formación centrada en Microsoft Project. Si a la organización le falta de forma duradera capacidad de gestión, se impone una contratación o una reorganización. La consultoría es pertinente cuando hay que resolver un problema concreto, diseñar un dispositivo o acompañar una transformación.

En Dyonysos, la consultoría a medida y la formación se conciben como complementarias: el formato adecuado depende del resultado esperado, ya se trate de dominar una herramienta, profesionalizar un equipo, resolver un problema de proyecto o llevar a cabo una transformación más amplia. De hecho, una misión de consultoría desemboca a menudo en una necesidad de formación detectada por el camino.

Definir la misión para obtener un resultado tangible

Una misión mal definida se convierte enseguida en un refuerzo operativo encubierto, sin un final claro. La definición debe precisar lo que la organización espera al término de la misión y cómo sabrá que se ha alcanzado el objetivo.

El consultor PMO o el consultor en gestión de proyectos también debe tener acceso real a la información: documentación del proyecto, entrevistas con los equipos, participación en los órganos de dirección. Sin ese acceso, las recomendaciones se quedarán en teoría.

• Formular en una o dos frases el problema que hay que resolver
• Definir los entregables esperados: diagnóstico, hoja de ruta, plantillas, cuadro de mando
• Designar a un patrocinador interno con capacidad de decisión
• Enumerar los interlocutores y los documentos accesibles
• Prever puntos de control para reorientar la misión si fuera necesario

Preparar el final de la misión para evitar la dependencia

El riesgo de una misión de consultoría es que las prácticas decaigan en cuanto el consultor se marcha. Para evitarlo, la transferencia de competencias debe preverse desde la definición de la misión: el equipo interno construye las herramientas junto con el consultor en lugar de recibirlas llave en mano, y se designa a un referente para mantenerlas vivas.

Los entregables deben estar documentados y adaptados al nivel de madurez real de la organización. Un cuadro de mando sofisticado que nadie sabe actualizar se abandonará en pocas semanas; una plantilla sencilla, comprendida y asumida por el equipo, perdurará en el tiempo.