Een ATS-vriendelijk cv is in de eerste plaats een document dat recruitmentsoftware foutloos kan lezen: een lineaire opbouw, standaardkoppen voor de rubrieken, een bruikbaar tekstbestand en een woordkeuze die aansluit bij de beoogde functie. Optimaliseren betekent dus weghalen wat het automatisch uitlezen verstoort, en vervolgens controleren of de belangrijkste gegevens correct worden overgenomen.
In video
Korte presentatie van CVDesignPro — solution numérique Dyonysos — YouTube-kanaal @dyonysosfr · Bekijk alle DYONYSOS-video's
Wat een ATS werkelijk met uw cv doet
Een ATS (Applicant Tracking System) is software voor het beheer van sollicitaties. Wanneer u uw cv uploadt, deelt het systeem het op in velden: personalia, contactgegevens, werkervaring, data, diploma’s, vaardigheden. De recruiter bekijkt vervolgens dat profiel, filtert sollicitaties of zoekt op trefwoorden in de database.
Het risico is dus niet dat u willekeurig ‘door een robot wordt afgewezen’, maar dat uw cv verkeerd wordt gelezen: werkervaring die in de verkeerde rubriek belandt, een functietitel die in het profiel ontbreekt, vaardigheden die onzichtbaar blijven omdat ze in een afbeelding stonden. Een cv optimaliseren voor ATS-systemen komt erop neer dat u dit uitlezen betrouwbaar maakt.
Opmaak: de elementen die het automatisch uitlezen verstoren
Sterk grafische sjablonen zijn vaak de eerste boosdoener. Software leest tekst in een volgorde die niet altijd overeenkomt met de visuele volgorde: een zijkolom kan door de hoofdtekst van het cv heen raken, een tabel kan cellen onlogisch samenvoegen.
U kunt best een verzorgd cv houden, zolang u kiest voor een eenvoudige opbouw: één kolom, of een tweede kolom die beperkt blijft tot niet-essentiële informatie.
- Tekst in zwevende tekstvakken of vormen
- Vaardigheden die alleen als balkjes of pictogrammen worden weergegeven
- Contactgegevens in de kop- of voettekst van het document
- Geneste tabellen om data en functietitels uit te lijnen
- Decoratieve lettertypen of speciale tekens als opsommingstekens
Rubriekkoppen en een datumnotatie die de software herkent
Een ATS herkent secties aan hun koppen. ‘Werkervaring’, ‘Opleiding’, ‘Vaardigheden’ en ‘Talen’ worden ondubbelzinnig begrepen; ‘Mijn traject’ of ‘Wat ik kan’ veel minder. Bewaar originaliteit voor de inhoud, niet voor de koppen.
Houd bij elke functie overal dezelfde volgorde aan: functietitel, werkgever, plaats, periode. Noteer data consequent, bijvoorbeeld maand en jaar in cijfers of voluit geschreven, zonder notaties af te wisselen. Een consistente tijdlijn zorgt ervoor dat de software uw aantal jaren ervaring correct kan berekenen.
Trefwoorden kiezen zonder ze op te stapelen
Recruiters doorzoeken hun database met de termen uit de vacature: de exacte functietitel, tools, certificeringen, vakinhoudelijke vaardigheden. Noteer die termen uit de vacaturetekst en controleer of ze in uw cv staan, voor zover ze overeenkomen met wat u werkelijk hebt gedaan. Vraagt de vacature om ‘controlling’ en schreef u ‘financiële sturing’, voeg dan de verwachte term toe.
Verwerk deze trefwoorden in context, in uw resultaten, in plaats van in een eindeloze opsomming. Software kan ze overal vinden, maar daarna leest een mens het cv: een opeenstapeling van termen zonder onderbouwing werkt tegen u. Denk ook aan varianten en afkortingen, door bijvoorbeeld de volledige naam van een norm te vermelden, gevolgd door de afkorting.
Bestandsformaat en controle vóór het versturen
Volg eerst de instructie van het sollicitatieformulier. Staat er niets, dan wordt een pdf die vanuit een tekstverwerker is gemaakt, met selecteerbare tekst, doorgaans goed gelezen; een pdf van een scan of afbeelding niet. Geef het bestand een duidelijke naam, met uw naam en de beoogde functie.
Doe vóór het versturen een eenvoudige test: kopieer de volledige inhoud van de pdf en plak die in een editor voor platte tekst. Is de volgorde onlogisch, verdwijnen er letters of ontbreken er blokken, dan loopt een ATS tegen dezelfde problemen aan. Gespecialiseerde tools bieden ook een compatibiliteitsanalyse: CVDesignPro bijvoorbeeld voert deze controle uit tijdens het opstellen en opmaken van het cv, zodat u de opmaak achteraf niet opnieuw hoeft te doen.
- De gekopieerde en geplakte tekst blijft in de juiste volgorde
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer staan in de hoofdtekst van het document
- Elke rubriek heeft een standaardkop
- Data volgen één en dezelfde notatie
- De kerntermen uit de vacature komen minstens één keer voor, in context
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de vragen die ons over dit onderwerp het vaakst worden gesteld.
Niet per definitie, maar het is gevoeliger voor leesfouten. Wilt u toch twee kolommen, reserveer de tweede kolom dan voor korte gegevens zoals talen of contactgegevens, en controleer het resultaat met de kopieer-en-plaktest. De hoofdinhoud, werkervaring en opleiding, moet in één doorlopende tekststroom blijven staan.
Een foto verhindert het uitlezen van de tekst doorgaans niet, maar voegt voor de software niets toe en neemt ruimte in. Of u een foto gebruikt, hangt vooral af van de gebruiken in het land en de sector. Het belangrijkste is dat er geen essentiële informatie in een afbeelding staat.
Dat is een redelijke optie als u uw cv ook rechtstreeks aan contactpersonen geeft of op evenementen uitdeelt. Gebruik voor uploads op vacatureportalen de sobere versie. Zorg er wel voor dat beide versies precies dezelfde informatie bevatten, om tegenstrijdigheden te voorkomen.