DCAA Timekeeping Lite — pointage tracé sur contrats fédéraux, pôles de coûts indirects et taux (gratuit)

Le problème, avant la solution

Odoo sait pointer. hr_timesheet pose l'employé, le projet, la tâche et les heures. Ce qu'il ne sait pas faire, c'est prouver ce qui a changé après coup : une heure se modifie en écrivant par-dessus, et la valeur précédente disparaît. Or le manuel du contrôleur — DCAA Manual 7641.90, Information for Contractors, édition du 14 novembre 2023, Enclosure 3, § 3.c(6) — demande exactement l'inverse :

« Changes to the timesheet should be documented and supported through procedures that identify the original time charge, the corrected time charge, and documentation from the employee indicating his/her concurrence with the change. »

Trois termes : l'imputation d'origine, l'imputation corrigée, l'accord de l'employé. Ce module les porte.

Ce qu'il fait

• Contrats fédéraux — numéro attribué par l'administration, agence, type de contrat, rôle d'entrepreneur principal ou de sous-traitant, UEI et code CAGE. Une case par contrat décide si les corrections y sont tracées.

• Pointage tracé — quand la case est cochée, une heure imputée à ce contrat ne se modifie plus en écrivant par-dessus. Elle passe par un assistant qui réclame un motif, conserve la valeur d'avant, celle d'après, l'auteur et l'horodatage. La ligne ne se supprime pas non plus : on la ramène à zéro par une correction, et l'histoire reste.

• Accord de l'employé — le troisième terme du § 3.c(6). Quand l'employé se corrige lui-même, l'accord est acquis par le geste. Quand un tiers corrige à sa place, le module signale que l'accord manque, jusqu'à ce qu'il soit donné.

• Approbation du responsable — le § 3.c(8) du même manuel demande la cosignature du superviseur. Une correction approuvée ne se modifie plus et ne se supprime plus : c'est ce qui la rend opposable.

• Pôles de coûts indirects — les pôles que l'entreprise tient, leur base d'allocation, leur période de validité. Les noms de pôles ne sont pas réglementaires : nommez-les comme votre politique de coûts les nomme.

• Taux par exercice — provisoire, définitif proposé, définitif arrêté. Les trois coexistent pour le même pôle et le même exercice : écraser le provisoire effacerait précisément ce qui sert à calculer l'écart.

Les valeurs réglementaires ne sont pas devinées

Chaque délai, chaque durée, chaque seuil est un paramètre de société qui porte, dans son infobulle, la source primaire d'où sa valeur par défaut est tirée : FAR 42.705-1(b)(1)(ii) et FAR 52.216-7(d)(2)(i) pour les six mois de dépôt de la proposition de taux définitifs, FAR 42.705(b) pour les 120 jours de la facture de clôture, FAR 52.216-7(d)(2)(v) pour les 60 jours de mise à jour des facturations, FAR 4.705-2(b) pour les deux ans de conservation des pointages, FAR 4.705-1(f) pour les deux ans de la distribution de main-d'œuvre, FAR 4.705-2(a) pour les quatre ans des registres de paie, FAR 4.703(a)(1) pour les trois ans après paiement final, FAR 15.403-4(a)(1) pour le seuil de 2,5 M$ des données de coût certifiées.

Et ce qui n'a pas été trouvé est écrit tel quel. La règle souvent répétée de la correction « à l'encre, d'un trait, avec les initiales de l'employé » n'a été retrouvée ni dans l'édition 2023 du manuel DCAA, ni dans l'édition 2012 qu'elle remplace, toutes deux lues intégralement. Le motif écrit qu'exige ce module est donc un ajout DYONYSOS, présenté comme tel et non comme une exigence citée.

Ce qu'il ne fait pas

• Le calcul des taux réels à partir des écritures, pôle par pôle, avec la règle de FAR 31.203(d) — les coûts inadmissibles restent dans la base d'allocation, ils n'en sortent pas.

• L'écart entre taux provisoire et taux arrêté, contrat par contrat.

• La proposition de taux définitifs et son échéance, avec la prolongation jour pour jour des durées de conservation qu'un retard déclenche (FAR 4.703(b)(3)).

• L'auto-évaluation contre les dix-huit critères de système comptable de DFARS 252.242-7006(c).

• Les seuils CAS datés — ils changent au 1er octobre 2026.

• Le contrôle d'identité et d'exclusion des entités auprès de SAM.gov.

Tout cela appartient à l'édition complète, DCAA Timekeeping & Indirect Cost. Les deux modules s'installent l'un sur l'autre : rien n'est à ressaisir.

Le module constate, il ne conclut pas

Il dit qu'une correction n'a pas l'accord de l'employé, qu'un pôle n'a pas de base d'allocation déclarée, qu'un exercice n'a pas de taux. Il ne dit jamais qu'un pointage est conforme ni qu'il ne l'est pas : cette qualification appartient à l'organisme de contrôle et à l'agent contractant. Une conclusion de conformité fausse exposerait l'entreprise bien plus qu'elle ne l'aiderait.

Non éprouvé en production

Ce module n'a été éprouvé contre aucun contrôle réel, aucun système d'agence, aucun dépôt. Les citations réglementaires qu'il porte ont été relevées sur les textes officiels le 14 septembre 2026 ; elles ne remplacent pas l'avis de votre agent contractant. Commencez par un contrat d'essai et une semaine de pointage.