Wie konzipieren Sie eine wirksame Projektmanagement-Schulung?

Eine wirksame Projektmanagement-Schulung geht von einem genau analysierten Bedarf aus, legt beobachtbare Ziele fest, wechselt zwischen methodischem Input und praktischer Anwendung an praxisnahen Fällen und organisiert anschließend die Umsetzung in realen Projekten. Den Unterschied macht nicht die Vollständigkeit der Inhalte, sondern die Abstimmung zwischen Zielgruppe, den Situationen, denen sie begegnet, und dem, was nach der Schulung von ihr erwartet wird.

Inhalt

• Von einer Bedarfsanalyse ausgehen statt von einem Katalog
• Beobachtbare Lernziele formulieren
• Das passende Rahmenwerk wählen: prädiktiv, agil, PM² oder PMP
• Einen Lernverlauf gestalten, der Methode und Praxis abwechselt
• Die Umsetzung nach der Schulung organisieren
• Die Wirksamkeit auf mehreren Ebenen bewerten
• Häufige Fragen

Von einer Bedarfsanalyse ausgehen statt von einem Katalog

Die Versuchung ist groß, ein Standardprogramm zu übernehmen, das den gesamten Projektlebenszyklus abdeckt. Doch ein Team, das Schwierigkeiten hat, seine Projekte aufzusetzen, hat andere Bedürfnisse als eines, das Projekte gut aufsetzt, aber seine Termine nicht hält. Bevor Sie auch nur eine Lerneinheit schreiben, müssen Sie verstehen, was derzeit blockiert.

Diese Bedarfsanalyse kann aus Gesprächen mit einigen Teilnehmenden und ihren Führungskräften, einem Einstufungsfragebogen oder der Prüfung vorhandener Dokumente bestehen: Projektaufträge, Zeitpläne, Protokolle von Lenkungsausschüssen.

• Welche Arten von Projekten leiten die Teilnehmenden tatsächlich?
• In welcher Phase treten die Schwierigkeiten am häufigsten auf?
• Welche Tools und Vorlagen sind bereits vorgegeben oder im Einsatz?
• Welcher Grad an Selbstständigkeit wird nach der Schulung erwartet?
• Wer in der Organisation unterstützt die Umsetzung in die Praxis?

Beobachtbare Lernziele formulieren

„Projektmanagement verstehen“ ist kein Ziel, denn niemand kann überprüfen, ob es erreicht wurde. „Einen Projektsteckbrief verfassen, der Umfang, Liefergegenstände und Erfolgskriterien eines Projekts festlegt“ ist eines: Es beschreibt ein beobachtbares Verhalten und ein Ergebnis, das sich bewerten lässt.

So formulierte Ziele dienen als roter Faden für die gesamte Konzeption. Sie bestimmen die Übungen, die für jedes Thema aufgewendete Zeit und die Art der Lernerfolgskontrolle. Zudem erleichtern sie den Dialog mit dem Auftraggeber, der klar erkennt, was er erwarten kann.

Das passende Rahmenwerk wählen: prädiktiv, agil, PM² oder PMP

Die Rahmenwerke des Projektmanagements stehen sich weniger gegenüber, als oft behauptet wird. Prädiktive Ansätze gliedern das Projekt in vorab geplante Phasen, agile Ansätze setzen auf kurze Iterationen und laufende Anpassung an den Bedarf. Der Leitfaden des PMI, auf dem die PMP-Zertifizierung beruht, bündelt einen umfangreichen Bestand an Best Practices, während PM², die von der Europäischen Kommission angebotene Methodik, einen schlanken Rahmen bietet, der direkt mit Dokumentvorlagen ausgestattet ist.

Die richtige Wahl hängt vom Kontext der Teilnehmenden ab. Ein Team, das auf strukturierte öffentliche Ausschreibungen antwortet, hat andere Rahmenbedingungen als ein digitales Produktteam. Viele Organisationen arbeiten in der Praxis hybrid, und die Schulung sollte dann zeigen, wie sich Praktiken kombinieren lassen, statt eine Doktrin vorzugeben.

Einen Lernverlauf gestalten, der Methode und Praxis abwechselt

Ein durchgängiges Fallbeispiel, das vom Projektstart bis zum Abschluss verfolgt wird, verleiht der Schulung Zusammenhalt: Jedes neue Konzept wird sofort auf dasselbe Projekt angewendet, und die Teilnehmenden sehen, wie frühe Entscheidungen den weiteren Verlauf prägen. Idealerweise ist dieser Fall von den Projekten der Organisation inspiriert oder wird durch Projekte ersetzt, die die Teilnehmenden selbst mitbringen.

Theoretische Inputs sollten kurz bleiben und unmittelbar vor einer Aktivität stehen. Dyonysos gestaltet seine Lernpfade nach diesem Prinzip: Methodik, praxisnahe Übungen und Kompetenztransfer werden zusammen gedacht statt in getrennten Blöcken.

• Workshop zum Verfassen eines Projektauftrags oder Projektsteckbriefs
• Gemeinsamer Aufbau einer Gliederung der Liefergegenstände
• Identifizierung und Bewertung der Risiken des durchgängigen Fallbeispiels
• Simulation eines Lenkungsausschusses mit einer zu treffenden Entscheidung
• Erfahrungsaustausch zu einem realen Projekt einer teilnehmenden Person

Die Umsetzung nach der Schulung organisieren

Das eigentliche Lernen findet nach der Schulung statt, wenn die Teilnehmenden versuchen, das Gelernte in einem Umfeld anzuwenden, das sich nicht verändert hat. Ohne Unterstützung verblassen die guten Vorsätze innerhalb weniger Wochen.

Mehrere Hebel helfen, die Praktiken zu verankern: jeder teilnehmenden Person eine konkrete Anwendungsaufgabe in einem laufenden Projekt geben, die Führungskraft in die Auswahl dieser Aufgabe einbeziehen, eine Nachbereitungssitzung mit zeitlichem Abstand zur Schulung einplanen und die im Seminar verwendeten Vorlagen bereitstellen. Eine individuelle Begleitung der Projektleitung in ihrem eigenen Projekt ist oft die wirksamste Fortsetzung.

Die Wirksamkeit auf mehreren Ebenen bewerten

Die am Ende der Sitzung geäußerte Zufriedenheit sagt etwas über das Wohlbefinden der Teilnehmenden aus, nicht über die Wirksamkeit der Schulung. Aufschlussreicher ist es, den Lernerfolg anhand der in den Übungen erstellten Ergebnisse zu prüfen und einige Wochen später zu beobachten, was sich in der Praxis verändert hat: Starten Projekte mit einem Projektsteckbrief, werden Risiken verfolgt, treffen die Lenkungsausschüsse Entscheidungen?

Diese Beobachtungen fließen in die Verbesserung der Schulung selbst ein. Ein Modul, das nie in der Praxis ankommt, muss überarbeitet, gekürzt oder durch ein Begleitformat ersetzt werden.