Wann lohnt sich ein Berater für Projektmanagement?

Signale, die einen Blick von außen rechtfertigen

Steuerungsprobleme entstehen selten über Nacht. Sie äußern sich in Symptomen, die das Team mangels Abstand irgendwann für normal hält. Treten mehrere dieser Signale gemeinsam auf, kann eine externe Einschätzung die Situation lösen.

• Meilensteine verschieben sich bei jedem Lenkungsausschuss ohne gemeinsame Erklärung
• Niemand verlässt sich mehr auf den Zeitplan, der nicht mehr aktualisiert wird
• Die Lenkungsausschüsse informieren, entscheiden aber nicht mehr
• Mehrere Projekte konkurrieren ohne Priorisierung um dieselben Ressourcen
• Jede Projektleitung erstellt ihr eigenes Reporting, das mit den anderen nicht vergleichbar ist
• Eine Projektleitung steht allein vor einem Projekt bisher unbekannten Ausmaßes

Fünf typische Situationen für einen Beratungsauftrag

Beim Projektreview wird ein laufendes Projekt mit seinen Liefergegenständen, seinem Zeitplan und seiner Governance untersucht, um eine Diagnose zu erstellen und Empfehlungen abzuleiten. Die Projektsanierung geht weiter: Der Berater hilft, neu zu planen, den Umfang neu zu verhandeln und gegenüber den Auftraggebern wieder eine glaubwürdige Steuerung herzustellen.

Der Aufbau oder die Neuausrichtung eines PMO soll der Organisation einen konsolidierten Überblick über ihr Portfolio verschaffen: Priorisierungsregeln, gemeinsame Kennzahlen, Governance-Routinen. Die Definition eines methodischen Rahmens, etwa angelehnt an PM² oder die PMP-Best-Practices, gibt den Teams Vorlagen und ein gemeinsames Vokabular. Die individuelle Begleitung einer Projektleitung schließlich unterstützt sie bei Entscheidungen im eigenen Projekt und entwickelt zugleich ihre Kompetenzen weiter.

Berater, Schulung oder Neueinstellung: die richtige Antwort wählen

Nicht jede Schwierigkeit ist ein Fall für die Beratung. Kennt das Team die Methode, beherrscht aber sein Planungstool schlecht, ist eine gezielte Microsoft-Project-Schulung besser geeignet. Fehlt der Organisation dauerhaft Steuerungskapazität, ist eine Neueinstellung oder Umorganisation angezeigt. Beratung ist sinnvoll, wenn ein konkretes Problem gelöst, ein Instrumentarium konzipiert oder eine Transformation begleitet werden soll.

Bei Dyonysos werden individuelle Beratung und Schulung als einander ergänzend verstanden: Das passende Format hängt vom angestrebten Ergebnis ab, ob es um die Einarbeitung in ein Tool, die Professionalisierung eines Teams, die Lösung eines Projektproblems oder eine umfassendere Transformation geht. Ein Beratungsauftrag führt übrigens oft zu einem Schulungsbedarf, der unterwegs erkannt wird.

Den Auftrag so zuschneiden, dass ein greifbares Ergebnis entsteht

Ein schlecht zugeschnittener Auftrag wird schnell zu einer verdeckten operativen Verstärkung ohne klares Ende. Die Auftragsklärung sollte festlegen, was die Organisation am Ende des Einsatzes erwartet und woran sie erkennt, dass das Ziel erreicht ist.

Der PMO-Berater oder Projektmanagement-Berater braucht zudem echten Zugang zu Informationen: Projektdokumente, Gespräche mit den Teams, Teilnahme an den Steuerungsgremien. Ohne diesen Zugang bleiben die Empfehlungen theoretisch.

• Das zu lösende Problem in ein oder zwei Sätzen formulieren
• Die erwarteten Ergebnisse festlegen: Diagnose, Roadmap, Vorlagen, Dashboard
• Einen internen Sponsor mit Entscheidungsbefugnis benennen
• Ansprechpersonen und zugängliche Dokumente auflisten
• Zwischenbesprechungen einplanen, um den Auftrag bei Bedarf neu auszurichten

Die Zeit nach dem Auftrag vorbereiten, um Abhängigkeit zu vermeiden

Das Risiko eines Beratungsauftrags besteht darin, dass die Praktiken nach dem Weggang des Beraters wieder einschlafen. Um das zu verhindern, sollte der Kompetenztransfer schon bei der Auftragsklärung eingeplant werden: Das interne Team entwickelt die Tools mit, statt sie schlüsselfertig zu erhalten, und eine verantwortliche Person wird benannt, die sie mit Leben füllt.

Die Ergebnisse sollten dokumentiert und an den tatsächlichen Reifegrad der Organisation angepasst sein. Ein ausgefeiltes Dashboard, das niemand aktualisieren kann, wird innerhalb weniger Wochen aufgegeben; eine einfache, verstandene und angenommene Vorlage hat dagegen Bestand.