MS-Project-Schulung im Unternehmen: Inhalte und Nutzen

Warum das Selbststudium von Microsoft Project schnell an Grenzen stößt

Microsoft Project ähnelt einer Tabellenkalkulation, weshalb viele Nutzer es auch so bedienen: Sie tragen Termine von Hand ein, färben Zeilen ein und richten das Gantt-Diagramm nach Augenmaß aus. Die Datei sieht aus wie ein Zeitplan, berechnet aber nichts neu, wenn sich ein Vorgang verzögert.

Tatsächlich beruht das Tool auf einer Planungs-Engine, die Dauern, Verknüpfungen, Kalender und Ressourcen miteinander kombiniert. Solange diese Engine nicht verstanden ist, hat jede Änderung unerwartete Folgen, und am Ende deaktiviert der Nutzer die automatische Planung, um wieder die Kontrolle zu übernehmen. Eine strukturierte Schulung spart die Zeit, die sonst verloren geht, weil man das Tool umgeht, statt es zu nutzen.

Typisches Programm einer Microsoft-Project-Schulung

Ein solides Programm folgt der Reihenfolge, in der ein Zeitplan tatsächlich entsteht – vom Anlegen der Datei bis zur Fortschrittskontrolle. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, sodass die Teilnehmenden am Ende einen vollständigen Zeitplan in der Hand halten statt einer Sammlung isolierter Funktionen.

• Das Projekt einrichten: Anfangstermin, Arbeitszeitkalender, Feiertage
• Den Projektstrukturplan und die Sammelvorgänge aufbauen
• Vorgänge verknüpfen, den Anordnungstyp wählen und Vorlauf- und Nachlaufzeiten steuern
• Ressourcen anlegen, zuordnen und zwischen Dauer, Arbeit und Kapazität unterscheiden
• Überlastungen von Ressourcen erkennen und beheben
• Einen Basisplan speichern, den Fortschritt erfassen und Abweichungen analysieren
• Den kritischen Pfad lesen und Ansichten und Berichte für den Lenkungsausschuss erstellen

Die Inhalte an die Rolle der Teilnehmenden anpassen

Nicht alle Teilnehmenden nutzen das Tool auf dieselbe Weise. Wer Dateien als Planer aufbaut und aktualisiert, muss die Berechnungslogik gründlich beherrschen. Die Projektleitung, die Entscheidungen trifft, muss vor allem einen kritischen Pfad lesen, eine Abweichung vom Basisplan deuten und ein Szenario durchspielen können. Führungskräfte schließlich lesen Berichte und müssen verstehen, was diese zeigen und was nicht.

Sinnvoll ist es auch, vorab die im Unternehmen genutzte Version, etwaige interne Vorlagen und die geltenden Namenskonventionen zu prüfen. Wer auf einer anderen Version oder mit anderen Einstellungen geschult wird als am eigenen Arbeitsplatz, ist bei der Rückkehr ins Team sofort frustriert.

Mit den realen Zeitplänen des Unternehmens arbeiten

Allgemeine Übungen wie der Bau eines Hauses oder die Organisation einer Messe vermitteln zwar die Funktionen, lassen sich aber schlecht übertragen. Eine firmeninterne Schulung gewinnt, wenn sie auf einem für die Organisation repräsentativen, gegebenenfalls anonymisierten Projekt aufbaut, das die Teilnehmenden während der Sitzung Schritt für Schritt nachbauen.

Diesen Ansatz verfolgt Dyonysos in seinen Microsoft-Project-Schulungen: praxisnahe Übungen, die auf den Projekten und Rahmenbedingungen der Organisation aufbauen, damit der im Seminar erstellte Zeitplan schon am nächsten Tag als Arbeitsgrundlage dienen kann. Die Sitzung kann auch in eine gemeinsame Zeitplanvorlage münden, die die Schulung weit über ihr Ende hinaus wirken lässt.

Planungsfehler, die die Schulung beheben sollte

Bestimmte schlechte Gewohnheiten finden sich in fast allen geprüften Dateien. Sie in der Schulung ausdrücklich zu benennen und mit Beispielen zu belegen, ist oft wirksamer als ein langer theoretischer Vortrag.

• Feste Anfangstermine vorgeben, statt Vorgänge zu verknüpfen
• Die Dauer eines Vorgangs mit dem Arbeitsaufwand verwechseln, den er darstellt
• Ressourcen Sammelvorgängen zuordnen
• Überlastungswarnungen ignorieren
• Vergessen, vor Beginn der Fortschrittskontrolle einen Basisplan zu speichern
• Vorgänge ohne Nachfolger belassen, die den kritischen Pfad verfälschen

Den Nutzen einige Wochen nach der Schulung messen

Die Wirkung einer Microsoft-Project-Schulung zeigt sich in den Dateien selbst. Prüfen Sie einige Wochen nach der Sitzung eine Stichprobe von Zeitplänen: Sind die Vorgänge verknüpft, wurde ein Basisplan gespeichert, wird der Fortschritt regelmäßig erfasst, ist der kritische Pfad schlüssig?

Achten Sie auch auf die Nutzung in Besprechungen: Wird der Zeitplan gezeigt und diskutiert, oder bleibt er ein Dokument, das niemand öffnet? Bestehen weiterhin Schwierigkeiten, lassen sich die Hindernisse mit einer gezielten Begleitung anhand der realen Dateien beseitigen, wie Dyonysos sie im Rahmen seiner Beratungsleistungen anbietet, ohne eine komplette Schulung zu wiederholen.