Wanneer schakelt u een projectmanagementconsultant in?

Signalen die een blik van buitenaf rechtvaardigen

Problemen met projectsturing ontstaan zelden van de ene dag op de andere. Ze uiten zich in symptomen die het team bij gebrek aan afstand uiteindelijk normaal gaat vinden. Wanneer meerdere van deze signalen samenkomen, kan een extern advies de situatie vlottrekken.

• Mijlpalen schuiven bij elke stuurgroep op zonder gedeelde verklaring
• Niemand vertrouwt nog op de planning, die niet meer wordt bijgewerkt
• Stuurgroepen informeren wel, maar beslissen niet meer
• Meerdere projecten strijden om dezelfde resources zonder dat er een afweging wordt gemaakt
• Elke projectmanager maakt zijn eigen rapportage, die niet te vergelijken is met die van anderen
• Een projectmanager staat er alleen voor bij een project van ongekende omvang

Vijf typische situaties voor een adviesopdracht

Een projectreview houdt in dat een lopend project, de deliverables, de planning en de governance worden onderzocht om tot een diagnose en aanbevelingen te komen. Een herstelopdracht gaat verder: de consultant helpt opnieuw te plannen, opnieuw over de reikwijdte te onderhandelen en een geloofwaardige sturing richting de opdrachtgevers te herstellen.

Het opzetten of herinrichten van een PMO heeft tot doel de organisatie een geconsolideerd beeld van haar portfolio te geven: prioriteringsregels, gemeenschappelijke indicatoren, governancerituelen. Het definiëren van een methodisch kader, bijvoorbeeld geïnspireerd op PM² of de best practices van PMP, geeft teams gedeelde sjablonen en een gedeeld vocabulaire. Tot slot helpt individuele begeleiding van een projectmanager hem beslissingen te nemen over zijn eigen project en tegelijk zijn competenties te ontwikkelen.

Consultant, training of werving: het juiste antwoord kiezen

Niet elk probleem vraagt om advies. Kent het team de methode, maar beheerst het zijn planningstool slecht, dan is een gerichte training in Microsoft Project geschikter. Ontbreekt het de organisatie structureel aan sturingscapaciteit, dan is werving of een reorganisatie nodig. Advies is zinvol wanneer een specifiek probleem moet worden opgelost, een aanpak moet worden ontworpen of een transformatie moet worden begeleid.

Bij Dyonysos worden advies op maat en training als complementair beschouwd: de juiste vorm hangt af van het verwachte resultaat, of het nu gaat om een tool leren gebruiken, een team professionaliseren, een projectprobleem oplossen of een bredere transformatie leiden. Een adviesopdracht brengt overigens vaak onderweg een trainingsbehoefte aan het licht.

De opdracht afbakenen voor een tastbaar resultaat

Een slecht afgebakende opdracht verandert al snel in verkapte operationele ondersteuning zonder duidelijk einde. De afbakening moet vastleggen wat de organisatie aan het eind van de opdracht verwacht, en hoe ze zal weten dat het doel is bereikt.

De PMO-consultant of projectmanagementconsultant moet ook echte toegang tot informatie krijgen: projectdocumenten, gesprekken met de teams, deelname aan de stuurgremia. Zonder die toegang blijven de aanbevelingen theoretisch.

• Het op te lossen probleem in één of twee zinnen formuleren
• De verwachte deliverables bepalen: diagnose, roadmap, sjablonen, dashboard
• Een interne sponsor met beslissingsbevoegdheid aanwijzen
• De aanspreekpunten en de toegankelijke documenten opsommen
• Tussentijdse evaluatiemomenten plannen om de opdracht zo nodig bij te sturen

De periode na de opdracht voorbereiden om afhankelijkheid te voorkomen

Het risico van een adviesopdracht is dat werkwijzen terugvallen zodra de consultant vertrekt. Om dat te voorkomen, moet kennisoverdracht al bij de afbakening worden ingepland: het interne team ontwikkelt de tools mee in plaats van ze kant-en-klaar te ontvangen, en er wordt een aanspreekpunt aangewezen dat ze levend houdt.

De deliverables moeten gedocumenteerd zijn en passen bij het werkelijke volwassenheidsniveau van de organisatie. Een geavanceerd dashboard dat niemand kan bijwerken, wordt binnen enkele weken verlaten; een eenvoudig sjabloon dat wordt begrepen en eigen gemaakt, houdt het op de lange termijn vol.