MS Project-training voor bedrijven: programma en voordelen

Waarom zelfstudie van Microsoft Project snel tekortschiet

Microsoft Project lijkt op een spreadsheet, waardoor veel gebruikers het ook zo gebruiken: ze voeren datums handmatig in, kleuren regels in en passen het Gantt-diagram op het oog aan. Het bestand ziet eruit als een planning, maar berekent niets opnieuw wanneer een taak vertraging oploopt.

In werkelijkheid draait de tool op een planningsengine die duur, koppelingen, kalenders en resources combineert. Zolang die engine niet wordt begrepen, heeft elke wijziging onverwachte gevolgen en schakelt de gebruiker uiteindelijk de automatische planning uit om weer grip te krijgen. Een gestructureerde training bespaart de tijd die verloren gaat aan het omzeilen van de tool in plaats van hem te gebruiken.

Standaardprogramma van een Microsoft Project-training

Een degelijk programma volgt de volgorde waarin een planning in de praktijk wordt opgebouwd, van het aanmaken van het bestand tot de voortgangsbewaking. Elke stap bouwt voort op de vorige, zodat deelnemers naar huis gaan met een volledige planning in plaats van een verzameling losse functies.

• Het project instellen: startdatum, werkkalender, feestdagen
• De work breakdown structure en de samenvattende taken opbouwen
• Taken koppelen, het type afhankelijkheid kiezen en voorloop- en uitlooptijden beheren
• Resources aanmaken en toewijzen, en onderscheid maken tussen duur, werk en capaciteit
• Overbelasting van resources opsporen en oplossen
• Een basislijn opslaan, de voortgang invoeren en afwijkingen analyseren
• Het kritieke pad lezen en weergaven en rapporten maken voor de stuurgroep

De inhoud afstemmen op de rol van elke deelnemer

Niet alle deelnemers gebruiken de tool op dezelfde manier. De planner die de bestanden opbouwt en bijwerkt, moet de rekenengine grondig beheersen. De projectmanager die afwegingen maakt, moet vooral een kritiek pad kunnen lezen, een afwijking ten opzichte van de basislijn kunnen interpreteren en een scenario kunnen simuleren. De manager ten slotte raadpleegt rapporten en moet begrijpen wat die wel en niet laten zien.

Het is ook nuttig vooraf na te gaan welke versie in het bedrijf wordt gebruikt, of er interne sjablonen bestaan en welke naamgevingsregels gelden. Trainen op een andere versie of configuratie dan die op de eigen werkplek zorgt voor directe frustratie zodra deelnemers terug zijn in hun team.

Werken met de echte planningen van het bedrijf

Generieke oefeningen, zoals het bouwen van een huis of het organiseren van een beurs, helpen om functies te leren, maar zijn moeilijk over te zetten naar de praktijk. Een incompanytraining heeft er baat bij uit te gaan van een project dat representatief is voor de organisatie, eventueel geanonimiseerd, dat de deelnemers tijdens de sessie stap voor stap opnieuw opbouwen.

Dat is de aanpak die Dyonysos hanteert in zijn Microsoft Project-trainingen: oefeningen in context, gebouwd op basis van de projecten en randvoorwaarden van de organisatie, zodat de planning die in de trainingsruimte ontstaat de volgende dag al als werkbasis kan dienen. De sessie kan ook uitmonden in een gemeenschappelijk planningssjabloon, dat de training nog lang na afloop verlengt.

Planningsfouten die de training moet corrigeren

Bepaalde slechte gewoonten komen in bijna elk gecontroleerd bestand terug. Ze tijdens de training expliciet benoemen, met voorbeelden, is vaak effectiever dan een lang theoretisch betoog.

• Vaste startdatums opleggen in plaats van taken te koppelen
• De duur van een taak verwarren met de hoeveelheid werk die ze vertegenwoordigt
• Resources toewijzen aan samenvattende taken
• Waarschuwingen voor overbelasting negeren
• Vergeten een basislijn op te slaan voordat de voortgangsbewaking begint
• Taken zonder opvolger laten staan, waardoor het kritieke pad wordt vertekend

De resultaten enkele weken na de sessie meten

Het effect van een Microsoft Project-training is af te lezen aan de bestanden zelf. Bekijk enkele weken na de sessie een steekproef van planningen: zijn de taken gekoppeld, is er een basislijn opgeslagen, wordt de voortgang regelmatig ingevoerd, is het kritieke pad consistent?

Kijk ook naar het gebruik in vergaderingen: wordt de planning geprojecteerd en besproken, of blijft het een document dat niemand opent? Blijven er problemen bestaan, dan kan gerichte begeleiding op de echte bestanden, zoals Dyonysos die aanbiedt in zijn adviesdiensten, de knelpunten wegnemen zonder een volledige training opnieuw te doen.