Rijschoolbeheer — leerlingen, pakketten en planning (gratis)

Beheer van een rijschool (gratis) — DYONYSOS

Gratis beheertoepassing voor een rijschool met enkele instructeurs, op Odoo 19 Community. Volledige basis voor invoer en bedrijfsregels: het is geen afgeknepen of in de tijd beperkte versie, het is de helft van de toepassing die met het toetsenbord wordt ingevoerd in plaats van op een dashboard te worden gelezen.

Ook gezocht onder: gratis beheersoftware rijschool Odoo, planning rij-instructeur, aftrek van uren rijpakket, beheer van het wagenpark van de rijschool. Engelse versie: free driving school management for Odoo Community — student files, lesson packages and scheduling.

Het werkelijke probleem. Een kleine structuur met enkele instructeurs volgt haar leerlingen, hun uurpakketten en haar planning met een papieren of gedeelde agenda en een losstaande uren-spreadsheet: niemand weet in één oogopslag wie geen uren meer heeft, wie al drie weken niet is geweest, noch of een instructeur of een voertuig al bezet is op een tijdslot.

Leerlingendossiers. Leerlingenfiche met opeenvolgende dossierreferentie, beoogde rijbewijs- categorie, stukken van het dossier (identiteitsbewijs, bewijs van woonplaats, foto, registratie...) met opvolging van hun ontvangst, en status van voortgang (inschrijving, theorie lopend, rijden lopend, klaar voor het examen, houder).

Pakketten en facturatie. Formule verkocht vanuit een instelbare catalogus (bijvoorbeeld “20 uur + theorie”), met automatische aftrek van de verbruikte uren bij elke uitgevoerde les, resterende uren altijd actueel, en facturatie van de meerprijs zodra het pakket is overschreden — op de standaardboekhouding van Odoo, met mogelijk betalingsschema.

Planning van de lessen. Kalenderweergave per instructeur en per voertuig. Geen enkele dubbele toewijzing is mogelijk: een instructeur of een voertuig die al bezet is op een tijdslot dat overlapt met een andere les wordt geweigerd op gegevensniveau, niet enkel in de weergave. Een les kan ook niet worden gepland op een pakket dat geen resterende uren meer heeft. De late annulering (instelbare termijn vóór het tijdslot) wordt onderscheiden van een normale annulering en telt als een verbruikt uur, zoals commercieel overeengekomen.

Pedagogische opvolging. Competenties die bij elke les worden getraind (instelbare referentielijst), beheersingsniveau (niet aangesneden / bezig / verworven), geconsolideerd op de leerlingenfiche.

Examens. Deelname aan het theorie- of rijexamen, resultaat, nummer van de poging automatisch berekend — een nieuwe deelname is gewoon een nieuw record. Het slagen voor het rijexamen (“Geslaagd”) laat het dossier automatisch overgaan naar de status Houder.

Reglementair — alles is instelbaar, niets ligt vast in de code. De prefectuurerkenning, de geldigheidsduur van de code en de regels voor deelname aan het examen evolueren en variëren naargelang de prefecturen: deze module toont standaardwaarden die duidelijk zijn gemarkeerd als “te verifiëren” in de parameters van het bedrijf, en beweert geen enkel reglementair cijfer in deze fiche of in de interface.

Wat de volledige versie toevoegt (afzonderlijke module, hangt af van deze, geen gegevens verloren bij de installatie): het dashboard en de indicatoren per instructeur, de pdf-afdrukken (opleidingsovereenkomst, voortgangsboekje, attest van einde opleiding), de drie automatische herinneringen (inactieve leerling, pakket bijna uitgeput, code die binnenkort vervalt) en de leerlingenruimte op het portaal. Zie “Rijschoolbeheer (DYONYSOS)”.

Belangrijk — wat deze versie niet doet (zie de speciale sectie van deze fiche en de README): geen dashboard, geen pdf-afdrukken, geen automatische herinneringen, geen portaalruimte voor leerlingen (zie de volledige versie); en, zoals de volledige versie, geen enkele elektronische doorgifte met het NEPH of een officieel examensysteem, geen aanmaak van CERFA-documenten, geen ingebouwde online betaling, geen geavanceerd vlootbeheer.

Demonstratiegegevens: een catalogus van formules, twee instructeurs, twee voertuigen, vijf leerlingen in verschillende stadia (inschrijving, in opleiding, klaar voor het examen, geslaagd), forfaits met verbruikte uren en een overschreden forfait, geplande en uitgevoerde lessen met competentiebeoordelingen, een late annulering, theorie- en rijexamens met eerst een mislukking en dan een slaagcijfer.