Tegenpartijcontrole — belangenconflict, witwasbestrijding en uiteindelijke begunstigden (Odoo Online)

Controle van tegenpartijen — DYONYSOS

Toepassing voor beroepsbeoefenaars die onderworpen zijn aan een controle van de tegenpartij vóór het aangaan van een zakelijke relatie — advocaten, syndici van mede-eigendom, vastgoedmakelaars, accountants — op Odoo 19 Community.

Ook gezocht onder: software witwaspreventie (LCB-FT) gereglementeerd beroep, controle van uiteindelijke begunstigde, belangenconflict advocaat, verscherpte waakzaamheid cliënt, register van meldingen van vermoeden, KYC kantoor, controle intracommunautair btw-nummer, controle SIREN-cliënt, controle collectieve procedure cliënt.

Wat openbare referentiebronnen weten, verifieert de module echt. De geldigheid van een intracommunautair btw-nummer bij de VIES-dienst van de Europese Commissie; de identiteit, de activiteitscode en de status — actief of stopgezet — van een onderneming via de bedrijvenzoeker; de normalisatie van een Frans adres via de Base Adresse Nationale; de bestuurders die in het register zijn aangegeven; de collectieve procedures gepubliceerd in het BODACC. Zes gratis openbare diensten beantwoorden dit, waarvan vijf zonder enig account. Elke verificatie geeft een gedateerde vaststelling met haar bron, en een verouderde vaststelling wordt weer een leemte: een vennootschap die twee jaar geleden actief was, bewijst vandaag niets.

De module stelt vast; ze besluit niet. Dat een btw-nummer onbekend is bij VIES of dat een vennootschap in het register is geschrapt, is een feit, als dusdanig genoteerd met zijn bron en datum. Beslissen of de zaak doorgaat blijft aan de professional, die er verantwoording over aflegt aan zijn toezichthoudende overheid — geen enkele ongunstige vaststelling blokkeert het aangaan van de zakelijke relatie. Software die beweert “deze persoon is een risico” zou onjuist en gevaarlijk zijn: dit is niet zo'n software.

Een referentiebron in storing blokkeert nooit een invoer. De oproepen lopen via de wachtrij van de module Connecties met openbare referentiebronnen, gratis en samen hiermee geïnstalleerd: niets vertrekt vanuit een scherm, een zwijgende dienst laat een leemte achter in plaats van een fout, het laatste bekende antwoord blijft leesbaar met zijn echte datum, en een offlinemodus laat toe te werken zonder uitgaande toegang. Een overbelaste dienst wordt vooral nooit gelezen als een negatief antwoord: een perfect geldig btw-nummer ongeldig verklaren omdat de belastingadministratie van een lidstaat overbelast was, zou de zwaarste fout zijn die zo'n module kan begaan.

Beter: wanneer een dienst uitvalt, springt een andere in. Elke referentiebron wordt bediend door een keten van leveranciers, in volgorde uitgeprobeerd. Voor de identiteit van een onderneming is de Sirene-API van INSEE gezaghebbend maar vraagt ze een gratis sleutel; het zoeken naar ondernemingen is daarentegen altijd open. Zonder enige sleutel werkt alles. Met een sleutel komt de identiteit van INSEE — en aangezien INSEE de bestuurders niet verspreidt, daalt de keten een trapje om ze te verkrijgen: een sleutel toevoegen verrijkt de vaststellingen en verarmt er geen enkele.

Elke vaststelling noemt de dienst die ze heeft geleverd. Een dossier kan zo een identiteit dragen die van het INSEE komt en bestuurders die van de bedrijvenzoeker komen, elk met zijn exacte bron. Een vaststelling verkregen via een dienst van tweede rang wordt als zodanig gemeld: ze blijft geldig, maar ze is niet volledig gelijkwaardig aan die van de officiële bron, en dat moet zichtbaar zijn.

Geen sanctielijst, geen databank van politiek prominente personen. Er bestaat geen gratis en betrouwbare: die criteria blijven door de professional op eigen oordeel aangevinkt. De module organiseert en traceert de due diligence — wie wat heeft gecontroleerd, tegen welke bron, wanneer, en welke beslissing is genomen. Dat is wat een controle door de toezichthoudende autoriteit vraagt: het bewijs van de zorgvuldigheid, geen score.

Twee afzonderlijke verplichtingen, die de module nooit verwart.

Het belangenconflict: een advocaat mag niet optreden tegen een voormalige cliënt in een verwante zaak (nationaal huishoudelijk reglement van het advocatenberoep, art. 4). Het dossier draagt de tegenpartij van de zaak en detecteert automatisch of ze al cliënt van het kantoor is geweest — het aangaan van de relatie wordt geblokkeerd zolang het conflict niet uitdrukkelijk is opgeheven en gerechtvaardigd.

De strijd tegen witwassen (AML/CFT): identificatie van de klant en van de uiteindelijke begunstigde, onderzoek naar de hoedanigheid van politiek prominent persoon, risicobeoordeling en versterkte waakzaamheid wanneer het risico hoog is (Franse Code monétaire et financier, art. L561-1 en volgende).

Het waakzaamheidsniveau wordt berekend, het wordt niet met de hand gekozen. Drie niveaus — vereenvoudigd, standaard, verscherpt — afgeleid uit de aangevinkte criteria: aard van de klant, betrokken land, aard van de verrichting, bedrag, kanaal van de zakelijke relatie. Een verscherpt niveau legt bijkomende zorgvuldigheidsmaatregelen op (verscherpte identificatie, herkomst van de middelen, validatie door de compliance-verantwoordelijke) en blokkeert het aangaan van de zakelijke relatie zolang ze niet zijn uitgevoerd.

De uiteindelijke begunstigde is de natuurlijke persoon. Achter een vennootschap moet men opklimmen tot de natuurlijke personen die meer dan 25 % van het kapitaal bezitten of de controle uitoefenen. De keten van bezit wordt gemodelleerd met de percentages, en de module meldt wanneer de som van de bekende deelnemingen geen 100 % bereikt — het meest voorkomende gat van een dossier — en blokkeert het aangaan van de relatie met een rechtspersoon zolang de keten niet is aangevuld.

De bewaring bedraagt vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie. Elk dossier draagt zijn einddatum en zijn berekende verwijderingsdatum, en de te verwijderen dossiers worden opgesomd in een speciale filter.

De melding van verdachte transacties bestaat, en ze is geheim. Als een melding wordt gedaan bij Tracfin, draagt het dossier dat ze heeft plaatsgevonden, haar datum en haar auteur — nooit de inhoud ervan — en die informatie is enkel zichtbaar voor de compliance-verantwoordelijke: een medewerker die die rol niet heeft, kan ze noch lezen noch raden, ook niet via een technische zoekopdracht. Het wettelijke verbod om de beoogde klant te informeren (art. L561-18 van de Franse monetaire en financiële code) wordt op het scherm in herinnering gebracht.