Crear un cuadro de mando de rentabilidad para marketplaces

Un cuadro de mando de rentabilidad para marketplaces reúne en una sola vista las ventas, el conjunto de gastos y el margen por producto, para ver cada semana o cada mes qué es lo que realmente aporta beneficio. Para construirlo, defina primero las decisiones que debe respaldar, elija después un puñado de indicadores, asegure la fiabilidad de las fuentes de datos y organice la visualización de lo general a lo particular.

Índice

• Empezar por las decisiones a las que debe servir el cuadro
• Elegir un puñado de indicadores realmente útiles
• Asegurar la fiabilidad de las fuentes de datos antes de cuidar la presentación
• Organizar la pantalla de lo general a lo particular
• Hoja de cálculo propia o herramienta específica: criterios de elección
• Preguntas frecuentes

Empezar por las decisiones a las que debe servir el cuadro

Un cuadro de mando no es un almacén de cifras. Antes de elegir una sola columna, enumere las decisiones que debe facilitar: reponer o no, ajustar un precio, detener una campaña publicitaria, retirar una referencia. Cada indicador que se muestre debe poder desencadenar una de esas decisiones; de lo contrario, estorba.

Defina también la frecuencia de consulta. Un vendedor que gestiona publicidad a diario necesitará una vista semanal, mientras que una revisión de catálogo se hace más bien mensual o trimestralmente.

Plantéese, por último, quién va a leerlo: un cuadro destinado al vendedor que gestiona las campañas no tiene el mismo nivel de detalle que una vista de síntesis para un socio o un financiador. Es preferible tener dos vistas coherentes, alimentadas con los mismos datos, que una única pantalla ilegible para todos.

Elegir un puñado de indicadores realmente útiles

Tanto en Amazon como en los demás marketplaces, la facturación es el indicador más visible y el que menos informa sobre la rentabilidad. Construya su cuadro en torno a indicadores de beneficio, calculados de la misma manera para cada producto.

• Ventas netas después de reembolsos
• Comisiones y tarifas del marketplace por categoría (venta, logística, almacenamiento)
• Gasto publicitario en relación con las ventas
• Margen por unidad y margen total por producto
• Desviación entre el margen real y el margen previsto
• Stock disponible expresado en semanas de venta

Asegurar la fiabilidad de las fuentes de datos antes de cuidar la presentación

Los datos proceden de varios lugares: informes de ventas y de pagos de la plataforma, consola publicitaria, facturas de proveedores y costes de transporte. El principal riesgo es la incoherencia: un mismo producto identificado de forma distinta según la fuente, periodos que no coinciden, gastos contabilizados dos veces.

Cree un maestro de productos único que vincule los identificadores de la plataforma, sus referencias internas y el coste de compra vigente. Feche los costes de compra: cuando un proveedor cambia de tarifa, el histórico debe seguir siendo correcto. Esta disciplina importa más que la elección de la herramienta.

Organizar la pantalla de lo general a lo particular

Una buena estructura se articula en tres niveles. Arriba, unas pocas cifras clave del periodo comparadas con el anterior. En el centro, una clasificación de los productos por margen total, que muestra de inmediato cuáles contribuyen y qué referencias son deficitarias. Abajo, el detalle de un producto: desglose de sus gastos y evolución en el tiempo.

Destaque las excepciones en lugar de las medias: un color o una marca para los productos que superan un umbral de desviación dirige la atención allí donde hay que actuar. Los informes nativos de la plataforma siguen siendo útiles para el detalle operativo; el cuadro de rentabilidad los complementa al reunir lo que ellos presentan por separado.

Añada, por último, una zona de comentarios fechados, aunque sea somera. Anotar que un aumento de gastos se debe a un cambio de modalidad logística, o que una caída de las ventas coincide con una rotura de stock, evita repetir la misma investigación el mes siguiente y hace que el cuadro resulte comprensible para cualquier persona que lo consulte.

Hoja de cálculo propia o herramienta específica: criterios de elección

Una hoja de cálculo funciona bien al principio: es flexible y obliga a entender cada cálculo. Llega a sus límites cuando aumenta el número de referencias, las importaciones se vuelven tediosas o varias personas la modifican. Los criterios que conviene examinar son el tiempo de actualización, el riesgo de errores en las fórmulas, la capacidad de seguir varios canales y la legibilidad para un socio.

Profit+ es una opción entre otras para esta necesidad: ofrece un panel de control, seguimiento de gastos, cálculo del margen por producto y alertas de desviación, en una vista dedicada a la rentabilidad operativa que complementa los cuadros que proporcionan los propios marketplaces.