Bedrijfsvoertuigenpark — reservaties en logboek (gratis)

Wagenpark van bedrijfsvoertuigen — reservaties en boordboek (gratis) — DYONYSOS

Gratis beheertoepassing voor een kmo met een wagenpark van enkele voertuigen (bestelwagens, bedrijfswagens), voor Odoo 19 Community. De dagelijkse operationele kern van een gedeeld wagenpark: wie welk voertuig wanneer heeft gereserveerd, en het logboek van de ritten.

Ook gezocht onder: gratis software voor wagenparkbeheer Odoo, toewijzing van bedrijfswagen, reserveringsplanning poolwagen, kilometerlogboek bedrijf. Engelse versie: free company fleet booking and trip logbook for Odoo Community — vehicle reservation and driver logbook on top of the native Fleet app.

Het werkelijke probleem. Een kmo met een wagenpark van enkele voertuigen volgt de reservaties en de kilometerstand op in een spreadsheet of mondeling, met dubbele reservaties die te laat worden ontdekt en een kilometerstand die nooit op de voertuigfiche wordt overgenomen.

Een uitbreidingsmodule, geen herimplementatie. De module fleet van Odoo Community beheert al, native en gratis, de voertuigfiche (merk, model, nummerplaat), de huidige bestuurder en zijn geschiedenis, de contracten en het onderhoud, en de kilometerregistratie (odometer) — zodra hr ernaast is geïnstalleerd, via hr_fleet (standaardmodule van Odoo, automatisch geïnstalleerd). Deze toepassing ontwikkelt daar niets van opnieuw: ze voegt toe wat werkelijk ontbreekt voor het dagelijkse gebruik van een gedeeld wagenpark.

Reservaties — toewijzing of pool, hetzelfde patroon. Een voertuig van het wagenpark kan op naam aan een werknemer worden toegewezen over een lange periode, of eenmalig gereserveerd op een poolvoertuig voor enkele uren of dagen: beide worden geregistreerd in dezelfde planning, met weigering van dubbele reservaties via een gegevensbeperking (gedeeltelijke overlapping, insluiting, aansluitende grenzen niet conflicterend), niet enkel via de weergave van de kalender. De begin-kilometerstand wordt geregistreerd bij het in ontvangst nemen van het voertuig.

Logboek. Elk traject (kilometerstand bij vertrek en aankomst, reden, dienst) voedt het native kilometeroverzicht van Fleet (fleet.vehicle.odometer) zonder het te dupliceren: het is dezelfde teller, van twee kanten bekeken. Een pdf-afdruk somt de trajecten van een voertuig over de periode op.

Gebruikershandvest. Een handvesttekst die de vennootschap kan instellen, ondertekend door elke werknemer aan wie een voertuig is toegewezen, met de uitdrukkelijke vermelding van de toelating of niet van een privégebruik.

Twee profielen, afgescheiden vanaf deze editie. Een bestuurder raadpleegt en beheert zijn eigen reservaties en zijn eigen logboek; een beheerder ziet alles en stelt het standaardhandvest in.

Belangrijk — wat deze gratis editie niet doet (zie de speciale sectie van deze fiche en de README): geen opvolging van schadegevallen, geen geconsolideerde kost per voertuig of per kilometer, geen dashboard, geen waarschuwing voor technische keuring of onderhoud volgens kilometerstand — zie de volledige editie dyo_flotte_vehicules, die erbovenop deze wordt geïnstalleerd zonder iets opnieuw te vragen of in te voeren.

En in geen van beide edities: geen enkele berekening van voordeel in natura die gezaghebbend is voor de loonadministratie, geen ingebouwde telematica, geen automatische aangifte aan de verzekeraar, geen controle van het rijbewijs bij een officieel register.

Demonstratiegegevens: een wagenpark van een tiental voertuigen (pool en toegewezen), werknemers-bestuurders, gebruikscharters in verschillende toestanden, reservaties en ritten over de lopende maand, zodat de planning een normale vlootactiviteit toont, nooit een stilliggend wagenpark.