Berechtigungen und Zertifizierungen der Mitarbeiter — Fristen und Einsatzsperre (Odoo Online)

Berechtigungen und Zertifizierungen des Personals — DYONYSOS

Anwendung für die QHSE-Abteilung, den Betriebsleiter oder das Arbeitsvorbereitungsbüro, auf Odoo 19 Community.

Auch gesucht unter: Überwachung der Befähigungen des Personals, Kompetenzmatrix, Ablauf CACES, Auffrischung Elektrobefähigung, Kompetenzpass, Verwaltung der Mitarbeiterzertifizierungen. Englische Fassung: competence matrix with expiry, skills passport, forklift operator licence, first aid certification tracking.

Das reale Problem. Die Befähigungsnachweise eines Unternehmens stehen in einer Tabelle. Sie sagt korrekt, wer was wann bestanden hat. Sie sagt aber nie nein. An dem Tag, an dem ein Vorarbeiter einen Baumaschinenführer einsetzt, dessen CACES in der Vorwoche abgelaufen ist, hat die Tabelle nichts verhindert – und der Arbeitgeber haftet für den Einsatz.

Dieses Modul ist keine Datumstabelle, es ist eine Sperrregel. Ein Einsatz, der eine Berechtigung verlangt, lässt sich nicht einplanen, wenn der zugewiesene Mitarbeiter sie nicht hat, nicht mehr hat oder sie ausgesetzt ist. Die Ablehnung nennt die Person, die Berechtigung und das Datum, an dem sie aufgehört hat zu gelten.

Sich darüber hinwegzusetzen bleibt möglich – nie stillschweigend. Die Ausnahmegenehmigung ist ein Akt: Sie verlangt eine schriftliche Begründung, sie trägt den Namen dessen, der sie erteilt, und ihr Datum, sie wird im Diskussionsverlauf des Einsatzes und des Mitarbeiterdatenblatts veröffentlicht. Und sie deckt nur die an diesem Tag festgestellten Verstöße: Tritt ein zweiter Verstoß auf, entfällt die Ausnahmegenehmigung und muss neu geprüft werden.

Die Arten der Befähigungsnachweise sind konfigurierbar. CACES, Elektro-Befähigung (B0, BS, BR, BC, H0 …), Ersthelfer (SST), ATEX-Befähigung, Führerschein, Schweißerzertifizierung, Prüfer für zerstörungsfreie Prüfung, Sachkundenachweis für den Umgang mit Kältemitteln oder jeder andere Nachweis, der zu Ihrem Metier gehört. Gültigkeitsdauer, ausstellende Stelle, geforderte Auffrischung und Vorwarnfrist werden je Art eingestellt – nichts ist fest codiert.

Manche Titel gelten nicht für jeden gleich lange. Der Lkw-Führerschein ist der Musterfall: Seine Gültigkeit folgt der Periodizität der ärztlichen Kontrolle, die vom Alter des Fahrers abhängt (service-public.gouv.fr, Merkblatt F36483). Ein Typ wird daher auf eine feste Dauer oder auf ein Raster nach Alter des Inhabers eingestellt — ein Raster, das selbst ein erfasster Datenbestand ist, Stufe für Stufe, mit seiner Quelle. Ist das Geburtsdatum nicht bekannt, nimmt das Modul die kürzeste Dauer des Rasters, nie die längste, und vermerkt das auf der Berechtigung: Ein Zweifel, der eine Gültigkeit verlängert, erklärt einen Mitarbeiter für aktuell, der es nicht mehr ist.

Eine künftige Frist, die die Berechnung ändert, wird angezeigt, nicht vergraben. Jede Art trägt einen rechtlichen Hinweis, als Banner auf dem Datenblatt der Art und auf jedem Befähigungsnachweis übernommen. Dort liest man beim Sachkundenachweis für Kältemittel – geliefert mit 84 Monaten, wobei die Auffrischung mindestens alle sieben Jahre gemäß Art. 10(9) der Verordnung (EU) 2024/573 und Art. 8 des Erlasses vom 21. November 2025 erfolgt – das Inkrafttreten zum 1. Januar 2027, die Gültigkeit früherer Bescheinigungen bis zum 31. Dezember 2026 und die erste Auffrischung des Bestands, spätestens fällig am 12. März 2029.

Die Frist wird berechnet, nicht erfasst. Erlangungsdatum plus Gültigkeitsdauer des Typs. Eine geplante Aufgabe setzt jede Nacht auf „abgelaufen“, was es geworden ist, und die Sperrregel prüft ohnehin das tatsächliche Datum: Sie lehnt selbst dann ab, wenn die nächtliche Aufgabe noch nicht gelaufen ist.

Eine Fristwarnung, nur ein einziges Mal. Eine Odoo-Aktivität wird beim Verantwortlichen angelegt, wenn die Frist in die Vorlaufzeit des Typs eintritt. Nie zweimal für denselben Befähigungsnachweis: Der Posteingang eines QHSE-Verantwortlichen, der jeden Morgen dieselbe Erinnerung erhält, wird am Ende ignoriert, und die Warnung nützt nichts mehr.

Die Kompetenzmatrix zeigt die Lücken. Mitarbeiter in Zeilen, Berechtigungstypen in Spalten, und vor allem: die leeren Zellen. Eine Matrix, die nur die gehaltenen Berechtigungen anzeigt, nützt nichts — man sucht die Abwesenheit.